ToDo-Liste Effektiv einsetzen

Eines meiner liebsten und wichtigsten Tools im Projektalltag ist die ToDo-Liste. Diese Liste kann, sinnvoll aufgebaut, ein zentrales Kontroll- und Steuerungselement in Ihrem Projekt werden. Wie Sie eine solche Liste aufbauen und worauf Sie achten sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Der Aufbau

Der Aufbau ist im Grunde immer gleich, egal wie gross Ihr Projekt ist, Sie können von einer simplen Vorlage ausgehen. Achten Sie darauf, dass nur eine Projektliste existiert, die Liste lässt sich für Projektschritte immer in Auszügen verteilen aber bearbeiten sollten Sie immer nur Ihre ToDo-Liste.

Meine Listen sind immer auf Excel erstellt, das lässt sich einfach mit anderen austauschen und jeder kennt die Grundzüge dieses Programms und kann es bedienen.

Nummer

Ich vergebe für jeden Eintrag eine Nummer. So lässt sich im Projekt Abteilungs- und auch Firmenübergreifend einfach zuordnen wo im Projekt Sie sich befinden. Es ist viel einfacher von Nr. 12 zu sprechen, als die Bezeichnung «Berechtigungen Verkauf» zu verwenden. Eine Nummer ist immer eindeutig und existiert nicht doppelt. Von sprechenden Nummern (Interne ToDos beginnen mit 1, externe mit 2 usw.) würde ich abraten, Sie werden im Laufe des Projekts viel mehr Arbeit damit haben, als Sie sich im Moment vorstellen können. Nutzen Sie für die Sortierung besser die Kategorie.

Natürlich könnten Sie auch die Excel-Zeilen als Orientierung nutzen, nur finden Sie diese nicht auf einem Ausdruck und wenn Sie mit Filtern arbeiten wird diese Methode schnell ineffizient.

Datum

Ein Datum des Eintrags empfiehlt sich immer. So können Sie eine Art Projekttagebuch erstellen und wissen auch, wann ein Thema erstmals im Projektverlauf auftauchte. Es hilft auch neue Wünsche oder Anforderungen der Budgetkontrolle zuzuordnen.

Kategorie

Ich arbeite immer mit Kategorien, diese lassen sich hervorragend als Filter einsetzen. Wichtig ist, dass man sich vor dem Projekt die wichtigen Filter-Elemente anschaut. Für die Wahl der Kategorien gibt es sehr viele denkbare Möglichkeiten, zum Beispiel:

• • Projektverlauf oder Projektschritte

Sie können die Einträge nach Zeit kategorisieren. Zum Beispiel: Evaluation, Vorarbeit, Umsetzung, Nacharbeit.

• • Thema

Strukturieren Sie die ToDos nach Themen, achten Sie darauf, dass die Themen klar formuliert sind. Themen wie Allgemein oder Divers sind in solchen Auflistungen leider überproportional vertreten. Einteilungen wie EDV, Administration, Schulung, Daten usw. erfüllen ihren Zweck jedoch sehr gut.

• • Abteilung / beteiligte Firmen

Sind in Ihrem Projekt mehrere Abteilungen oder Firmen involviert macht es womöglich Sinn nach diesen zu kategorisieren. Haben Sie zum Beispiel Projektsitzungen mit dem Verkauf, lohnt es sich aus 100 ToDos diejenigen für den Verkauf griffbereit zu haben. Achten Sie aber darauf, dass bei vielen Projekten die Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen in den jeweiligen Sitzungen anwesend sind. Womöglich ist daher die Einteilung nach Abteilung erst als Unterkategorie sinnvoll.

• • Budgetposition

Besteht ein gut ausgearbeitetes Budget, lohnt sich dies auch als Kategorisierung. So haben Sie zu den einzelnen Positionen auch gleich die Kostenfaktoren griffbereit. Als Arbeitsgrundlage im Projekt eignet sich eine solche Einteilung aber eher weniger, auch hier würde ich die Budgetposition eher als Unterkategorie verwenden.

Sie sehen, je nach Projekt lohnt es sich auch mehrere Kategorien einzusetzen. Auch wenn ein Punkt auf Ihrer Pendenzenliste in mehrere Kategorien gehört, verwenden Sie Unterkategorien um eine klare Struktur beizubehalten. Überdenken Sie die Einordnungen gerade zu Beginn des Projekts lieber einmal mehr. Sie werden im Verlauf des Projekts womöglich auch weitere sinnvolle Einteilungen erkennen und können diese dann individuell ergänzen aber natürlich ist das aufwendiger als direkt zu Beginn, die wichtigen Filter identifiziert zu haben.

Stichwort

Umschreiben Sie den Pendenzenpunkt mit ein – zwei Worten. So können Sie gerade beim Ausdruck für eine Sitzung, die Papierflut eingrenzen.

ToDo / Aufgabe

Beischreiben Sie die Aufgabe ausführlich mit allen relevanten Punkten und Erklärungen. Je genauer Sie die Punkte beschreiben umso einfacher können Sie die Einträge aus der Pendenzenliste in ein Protokoll oder ein Pflichtenheft übernehmen. Ihre ToDo-Liste passt so immer zu den Dokumenten die Sie an involvierte Personen weitergeben. Die Pendenzenliste fungiert so als Master für alle im Projekt entstehenden Datensätze.

Bemerkung

Womöglich ist es nötig für eine gewisse Zeit Ergänzungen zu den Einträgen zu erfassen, Bemerkungen können Zeit oder Orte betreffen. Zum Bespiel «Erledigen nach Punkt 12», «Sitzung vom 12.08.» auch hier haben Sie die Möglichkeit später nach diesen Bemerkungen zu filtern.

Verantwortung / Ausführung / Kontrolle

Je nach Projekt gibt es bei diesem Punkt mehrere Spalten. Wer hat die Verantwortung, wer führt aus, wer kontrolliert, womöglich gibt es die Unterteilung auch noch für Intern und Extern. Achten Sie darauf, dass wenn Sie Kürzel verwenden, zu den Einträgen eine Legende existiert, gerade externe Partner kennen die internen Bezeichnungen meist nicht.

Termin

Bis wann ist der Punkt zu erledigen.

Diesen Punkt können Sie natürlich beliebig ausbauen, je nachdem wie oft ein Termin überschritten wird oder ob Sie womöglich auch das Nachfassen dokumentieren möchten, können Sie hier mehrere Spalten pflegen.

Status

Verwenden Sie für die Projektliste transparente Status, wie: Planung, in Arbeit, Erledigt. So können Sie auch hier filtern und für die jeweiligen Anforderungen die Liste bearbeiten. Ich empfehle Ihnen keine ToDos aus der Liste zu löschen, denn Sie erhalten dadurch ein Projekttagebuch, das Ihnen hilft, die Anforderungen und einzelnen Projektschritte nachzuvollziehen.

Ausserdem entsteht so eine wunderbare TaDa-Liste, die Sie jederzeit für sich selber nutzen können. Mehr dazu, erfahren Sie hier (CoachSofa: Die ToDo-Liste als Mass der Effektivität).

Erledigt

Haben Sie einen Punkt auf Ihrer ToDo-Liste erledigt, notieren Sie das Datum. So können Sie die Pendenzen auf Sitzungsprotokollen, Berichten und Rapporten wiederfinden und nachvollziehen, wer, wann, was, erledigt hat.

Die ToDo-Liste erleichtert das ganze Projekt

Eine Pendenzen- oder ToDo-Liste ist für mich viel mehr als nur ein notwendiges Übel. Ich verwende Sie als Steuerungselement für das gesamte Projekt und eröffne Sie bereits bei den Vorgesprächen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren Projekten und wenn Sie Hilfe benötigen, unterstütze ich Sie gerne.

BürOptimo GmbH, Sarah Müller