Wissen Sie was in Ihrem Büro der grösste Zeitfresser ist?
Nach meiner Erfahrung, ist es immer eine Frage der Ordnung, wie viel Zeit Sie in Ihre Administration investieren. Je länger Sie suchen müsssen und je weniger Struktur Sie in Ihren Unterlagen haben, umso länger sind Sie mit Ihrem Büro beschäftigt und umso mühsamer wird die Arbeit. Dabei gibt es im Grunde in jeder Firma eine Ordnung. Die Frage ist meist nur, entspricht sie auch der Arbeitsweise? Gerade gewachsene Strukturen und Mitarbeiterwechsel schaden der Übersicht und Nachvollziehbarkeit.
Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Vorstellung von Ordnung.
Auch wenn der Ordnungsstandard nur im Detail abweicht, so sind es eben die kleinen Dinge die sich als Zeitfresser herausstellen. Es beginnt damit, ob die Auto Garage Meier nun unter Auto, Garage oder Meier abzulegen ist. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, Sie können nur hoffen, dass keiner „Brum Brum“ vorschlägt. Diese Problematik umgehen Sie zu einem grossen Teil, wenn Sie mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) arbeiten und Belege direkt dem Arbeitsvorgang zuordnen. Aber selbst wenn Sie in den direkten Auftragsdokumenten so Ordnung haben, bleiben die weiteren Papierberge, die irgendwie auf dem Laufwerk gespeichert werden müssen.
Wie finden, ohne lange zu suchen?
Im Rahmen eines Qualitätsmanagements ist die Dokumentenstruktur ein zentrales Thema. Aber auch ausserhalb einer Zertifizierung lohnt es sich eine Art Nachschlagewerk auf dem Server zu platzieren. Als Luxusvariante gibt es natürlich das eigene Intranet, aber nicht jede Firma will ein solches aufbauen und unterhalten. Ich arbeite häufig mit einer Excel-Liste, die die wichtigsten Kategorien abbildet. So können Sie individuell Ihre Bereiche festlegen und nach Bedarf anpassen.
Wenn Sie also wieder mal verzweifelt ein Dokument suchen, ist es womöglich an der Zeit über eine neue Dokumentenablage nachzudenken. Ich unterstütze Sie gerne dabei.